Часто электронная почта — это тот случай, когда вы не можете жить с ней, не можете жить без нее. Эти сообщения — неотъемлемая часть современного общения, но их сортировка требует чрезмерного количества времени — времени, которое можно было бы потратить на что-то более продуктивное.
К счастью, если Gmail является вашим почтовым сервисом, у него есть ряд функций, которые помогут вам быстро обрабатывать входящие сообщения. Кроме того, существует множество надстроек, которые помогут вам добраться до пустого почтового ящика — желанной «Входящие ноль»– максимально эффективно.
Суть в том, чтобы переложить как можно больше работы на автоматические фильтры и другие инструменты, которые сделают за вас некоторую организацию, оставив вам заниматься тем, что действительно важно. Когда вы закончите, у вас должен быть красивый, чистый почтовый ящик Gmail.
1. Заставьте Gmail расставлять приоритеты для ваших сообщений
Если вы еще не настроили вкладки в Gmail, самое время это сделать. Нажмите на значок шестеренки (вверху справа в веб-интерфейсе), выберите Посмотреть все настройкивыбирать Входящие на ярлыках в верхней части страницы и найдите Категории заголовок. Для каждого поля, которое вы отметите рядом с параметрами здесь, Gmail добавит новую вкладку с таким заголовком в папку «Входящие» и отсортирует в ней все соответствующие электронные письма. Нажмите Сохранить изменения в нижней части экрана параметров, чтобы зафиксировать изменения. Со временем Google также попытается угадать, какие сообщения важны, и вы можете помочь ему, щелкнув значок маркер важности (стрелка вправо) слева от любого действительно значимого разговора.
Более того, вы можете перетаскивать электронные письма между вкладками, чтобы научить Google сортировать ваши сообщения в будущем по типу или отправителю. Как это может помочь вам достичь Inbox Zero в Gmail? Что ж, вы можете игнорировать менее важные категории (такие как «Социальные сети» и «Обновления») до конца дня, а затем потратить несколько минут на массовую обработку и обработку этих сообщений.
[Related: How Google Tasks can help you organize your Gmail inbox]
2. Настройте свои собственные фильтры
Фильтры — это один из ключевых способов автоматической организации входящих сообщений. Нажмите на значок фильтров (три ползунка) в правой части окна поиска Gmail, чтобы настроить некоторые условия поиска. Затем нажмите Создать фильтр настроить его. Вы также можете создавать новые фильтры из отдельных сообщений, щелкнув значок три вертикальные точки в правом верхнем углу письма и выбрав Фильтровать подобные сообщения.
Например, если в вашу учетную запись Gmail входит несколько адресов электронной почты, вы можете пометить сообщения, отправленные на другие адреса, как менее важные. Другой вариант — немедленно заархивировать определенные электронные письма и пометить их как прочитанные — они не будут отображаться в вашем почтовом ящике, так что у вас будет меньше работы, но они все равно будут доступны через поиск, если они вам понадобятся.
3. Проявите творческий подход со звездами Gmail
С самого начала Gmail избегал использования системы папок. Вместо этого вы можете использовать метки и звездочки для сортировки сообщений. В Интернете нажмите кнопку значок шестеренкизатем Посмотреть все настройкии убедитесь, что вы находитесь в Общий вкладка Всего вы увидите 12 типов звезд, которые вы можете использовать. Чтобы сделать более доступными в папке “Входящие” Gmail, перетащите их из Не используется грести к В использовании ряд.
Как это приближает вас и Gmail к Inbox Zero? Помечая и архивируя сообщения, вы можете очистить свой почтовый ящик, не теряя важных сообщений. Вы можете просмотреть каждую звездную категорию с помощью простого поиска, например «имеет:желтая звезда” или “имеет: зеленая галочка“. Чтобы увидеть поисковый запрос, связанный с каждой звездочкой, наведите указатель мыши на соответствующий значок на экране настроек.
[Related: 29 Gmail keyboard shortcuts to help you power through your inbox]
4. Отписаться от всего, что можно
Gmail имеет встроенную функцию отказа от подписки, позволяющую быстро отказаться от рассылки новостей и списков уведомлений, в которых вы не хотите быть. Вы должны увидеть Отписаться ссылка в шапке любого совместимого сообщения. По сути, Gmail сканирует сообщения на наличие ссылок «отписаться» и упрощает их поиск прямо вверху.
Поначалу это может показаться утомительным, но вы будете поражены количеством времени, которое вы можете сэкономить, безжалостно относясь к своим подпискам — все эти секунды, нажимая кнопку «Удалить», действительно складываются. Для чего-то еще более всеобъемлющего вы можете использовать службу отказа от подписки, которая работает с Gmail. Развернуть.me является одним из лучших, а также позволяет объединять несколько входящих сообщений в один информационный бюллетень.
Эта история была обновлена. Первоначально он был опубликован 6 марта 2017 года.
